Yrityskaupat ovat monimutkaisia ja aikaa vieviä toimenpiteitä. Tähän prosessiin kuuluu johtohenkilöitä, pankkiireita, juristeja, neuvonantajia, konsultteja, kirjanpitäjiä ja muita ammattilaisia, jotka tarkastelevat kohdeyrityksen asiakirjoja varmistaakseen, että prosessi on niin nopea ja vaivaton kuin mahdollista.
Virtuaalidatahuoneet voivat helpottaa tätä prosessia ja mahdollistaa tehokkaamman tarkistusprosessin, joka tyydyttää molemman osapuolen tarpeet. Jatka lukemista selvittääksesi, kuinka he tarkalleen ottaen voivat tehdä tämän.
Mitä suunnitellun yrityskaupan kohteen tarkistaminen on?
Suunnitellun yrityskaupan kohteen tarkistaminen sisältää kaikkien asiakirjojen analysoinnin ja tarkistamisen, ja sen tarkoitus on auttaa osapuolia päättämään mikäli mahdollinen yrityskauppa olisi siihen käytettävän rahan ja vaivan arvoinen. Finanssiasiakirjojen ja tiliotteiden lisäksi yritykset joutuvat usein käymään läpi satoja yrityksen toimintakykyyn liittyviä asiakirjoja.
Kuten arvata saattaa, suunnitellun yrityskaupan kohteen tarkistaminen voi viedä paljon aikaa ja jopa pysäyttää kauppojen etenemisen ilman oikeanlaista teknologiaa. Näin ollen virtuaaliset datahuoneet ovat välttämättömiä ammattilaisten työskentelyn tukemiseksi heidän käydessään läpi valtavaa määrää asiakirjoja sekä tehdessään kehittyneitä juridisia ja taloudellisia arviointiprosesseja.
Mikä on yrityskauppadatahuone?
Yrityskauppadatahuone (tunnetaan yleisemmin virtuaalisena datahuoneena) on suojattu asiakirjojen hallinta-alusta, jossa yritykset säilyttävät kaikkia yrityskauppojen etenemiseen vaadittavia asiakirjoja.
Optimaalisessa tapauksessa ostava yritys tarvitsee johdonmukaisen ja suoraviivaisen tavan tarkastella kohdeyrityksen asiakirjoja ja luoda kattavan kuvan sen tilasta. Näiden asiakirjojen esitystapa ja tarkastelu ovat molemmat olennaisessa osassa yrityskauppapäätöksen tekemisessä.
Virtuaalisen datahuoneen avulla osakkaat pääsevät käsiksi yrityskauppoihin liittyviin asiakirjoihin. Tämäntyyppinen datahuone on verkossa oleva säilytyspaikka, johon sisältyy pääsynhallinta, tietoturvatoiminnot sekä muita resursseja ja mahdollisuuksia yrityskaupan kohteen tarkistamisprosessista tehostamiseksi.
Alunperin tällaisia asiakirjoja säilytettiin fyysisessa huoneessa, ja tarkastajien täytyi käydä asiakirjat läpi paikan päällä. Virtuaalinen datahuone on siis sen seuraava kehitysaskel, joka on tehnyt suunniteltujen yrityskauppojen kohteiden tarkistamisesta helpompaa kaikille osapuolille.
Virtuaaliset datahuoneet ovat tärkeitä niiden tarjoaman lisäturvan vuoksi, joka pitää arkaluontoisten asiakirjojen päätymisen vääriin käsiin. Ne voidaan myös organisoida asiakirjojen löytämisen helpottamiseksi, joka vähentää hakemasi asiakirjan etsimiseen kuluvaa aikaa.
Kuinka virtuaaliset datahuoneet hyödyttävät suunnitellun yrityskaupan kohteen tarkistamista?
Kuten olemme maininneet, virtuaaliset datahuoneet ovat hyödyllisiä suunnitellun yrityskaupan kohteen tarkistusprosessille ja ovat jopa ratkaisevan tärkeitä muutoin hankalien liiketapahtumien onnistumiselle. Niiden hyötyihin kuuluvat esimerkiksi:
Lisätietoturva
Virtuaaliset datahuoneet täyttävät tiukat turvastandardit. Esimerkkeinä virtuaalidatahuoneiden standardeista ovat:
- SOC 1/SSAE 16/ISAE 3402
- SOC 2 Tyyppi II
- DOD CSM Tasot 1-5
- FISMA, DIACAP ja FedRAMP
- HIPAA
Korkeampi turvataso tekee prosessista myös tehokkaamman, sillä ostavan yrityksen ei tarvitse käyttää ylimääräisiä turvallisuus- tai IT-resursseja sen aikana.
Virtuaaliset datahuoneet rajoittavat sitä, mitä eri osapuolet voivat tehdä tietyillä tiedostoilla (mikäli heillä on niihin pääsy tai tulostusoikeudet). Lisäksi organisaatiot voivat lisätä personoituja vesileimoja ja luoda mukautettuja salassapitovelvollisuuksia suunnitellun yrityskaupan kohteen tarkistamisprosessia varten. Dropboxin kaltaisiin sivustoihin verrattuna virtuaaliset datahuoneet tarjoavat mielenrauhan arkaluontoisten asiakirjojen tietoturvan osalta.
Helppo yhteistyö
Virtuaalidatahuoneet ovat täysin digitaalisia, joten käyttäjät pääsevät käsiksi asiakirjoihin missä ja milloin tahansa, kun heidän laitteensa on yhdistettynä datahuoneeseen. Lisäksi he voivat ladata tietyt asiakirjat laitteelleen voidakseen tarkastella niitä myös ilman internet-yhteyttä.
Siinä missä fyysiset datahuoneet sitoivat osapuolet yhteen sijaintiin, virtuaaliset datahuoneet mahdollistavat mahdollisen yrityskaupan kohteen tarkistamisen missä tahansa. Virtuaalisiin datahuoneisiin sisältyvät myös integroidut kommunikointi- ja kommentointityökalut, joten tiimin jäsenet ovat aina samalla aallonpituudella.
Säästää aikaa ja rahaa
Virtuaalisten datahuoneiden ansiosta tiimien ei enää tarvitse huolehtia matkakuluista, vuokrata kokoustiloja, tai maksaa hallinnointihenkilöstölle asiakirjojen hallinnoinnista ja turvaamisesta. Näin ollen virtuaalidatahuoneet tekevät tarkistusprosessista kustannustehokkaamman.
Datahuoneet tarjotaan palveluina, ja kuten kaikki ohjelmistopalvelut, ne toimitetaan tarpeiden mukaisesta. Organisaatiot maksavat kuukausittaisen tai vuosittaisen tilausmaksun, jonka suuruus riippuu käyttäjien määrästä, mahdollisista mittatilausratkaisuista ja muista tekijöistä. Virtuaalisten datahuoneiden palveluntarjoaja tarjoaa useita eri vaihtoehtoja tiimisi tarpeiden täyttämiseksi.
Käyttäjien toimien valvonta
Virtuaalisten datahuoneiden järjestelmänvalvojilla on täysi kontrolli datahuoneen sekä yksittäisten asiakirjojen pääoikeuksien osalta. Ryhmät pääsivät aina käsiksi eri asiakirjoihin fyysisissä datahuoneissa, mutta henkilötason pääsyä oli aina vaikea hallita.
Tarkistustiimeillä saattoi olla esimerkiksi virka-arvoltaan ylempiä ja alempia henkilöitä, ja jotkin asiakirjat olivat saatavilla vain korkea-arvoisemmille ammattilaisille. Virtuaaliset datahuoneet mahdollistavat henkilökohtaiset pääsyoikeudet hyvin vähällä vaivalla.
Virtuaalisen data huoneen valmistelun askeleet mahdollisen yrityskaupan kohteen tarkistamista varten
Yrityskaupan kohteen tarkistamista varten hankittavan virtuaalidatahuoneen valmisteluun kuuluvat seuraavat askeleet:
1. Kokoa ja järjestele olennaiset asiakirjat
Organisaatioiden täytyy ensin löytää tarkistuksen vaatimat asiakirjat, järjestellä ne aiheiden ja osa-aluiden mukaan ja sitten merkitä rajoitettavat kansiot.
Joitakin näistä asiakirjoista ovat:
- Yhtiösopimus
- Juridiset asiakirjat
- Omistustiedot (yleensä Cap Table-muodossa)
- Osakkeenomistajasertifikaatit
- Edellinen rahoituskierror ja likvideettitapahtumien tiedot
- Kattava selvitys organisaation taloustilanteesta sekä ennusteista
- Tuote- tai palvelutiedot, sisältäen tulevat etenemissuunnitelmat ja aiemmat prototyypit
- Tulevat liikesuunnitelmat (esim. markkinointistrategiat)
- Nykyinen myyntijärjestelmä ja -strategia; tähän voi sisältyä jo olemassa olevat kuukausittain ja vuosittain toistuvat liikevaihdot
- Kokonaisvaltaiset verotiedot, mukaanlukien kaikki aiemmat verotarkistuslausekkeet ja kaikki taloudelliset arvioinnit
- Kaikki huomattavat kolmannen osapuolen sopimukset
- Pääomaomistuksiin (esim. pitkän aikavälin vuokrasopimukset) liittyvät asiakirjat
- Immateriaalioikeustiedot (tähän voivat sisältyä esimerkiksi patentit, tuotemerkit ja nykyiset tutkimus- ja kehityssijoitukset)
- Katsaus yrityksen avainhenkilöistä; tämän tulisi sisältää myös työsopimukset
- Kaikki lailliseen toiminnan harjoitamiseen vaadittavat luvat ja lisenssit, sekä yrityksen kannalta olennaisten säätävien toimijoiden kanssa tapahtunut viestintä
- Aiempien yhtiökokousten pöytäkirjat
- Jatkosuunnitelma
- Sijoittajapresis (pitch deck)
2. Nimitä järjestelmänvalvojat
Kun kaikki tiedot ja asiakirjat on kerätty, organisaation tulee nimitää järjestelmänvalvojat valvomaan virtuaalidatahuonetta tarkistusprosessin ajaksi. Muista, että järjestelmänvalvojien täytyy myöntää pääsylupia, hallinnoida kansioita, kutsua kiinnostuneet osapuolet sekä ylläpitää virtuaalisen datahuoneen ulkoasua.
3. Lataa asiakirjasi alustalle
Tämän jälkeen käyttäjät voivat ladata asiakirjoja alustalle. Useimmilla virtuaalidatahuoneilla on Asiakirjat-välilehti, jolla käyttäjät voivat ladata asiakirjoja ja tiedostoja. Järjestelmänvalvojat voivat viedä ja pudottaa asiakirjoja tai ladata kokonaisia kansioita kerralla. Virtuaalidatahuone säilyttää tiedosto- ja kansiorakenteen täsmälleen samanlaisena.
4. Kutsu käyttäjät virtuaaliseen datahuoneeseen
Kun virtuaalidatahuoneen valmistelu on tehty ja kaikki asiakirjat ovat siellä missä pitääkin, järjestelmänvalvojat voivat kutsua käyttäjiä virtuaaliseen datahuoneeseen. Muista, että virtuaalidatahuoneilla on yleensä käytössä kaksivaiheinen tunnistautuminen sekä tietoturvaprotokollat tietovuotojen minimoimiseksi. Järjestelmänvalvojat voivat esimerkiksi valvoa käyttäjien toimia sekä myöntää lupia siten, että vain asianmukaiset osapuolet pääsevät käsiksi tiettyyn tietoon.
5. Ylläpidä datahuonetta
Minkä tahansa virtuaalisen datahuoneen suurin hyöty on se, että se tekee mahdollisen yrityskaupan kohteen tarkistamisprosessista tehokkaampaa. Mikäli järjestelmänvalvojat eivät kuitenkaan ylläpidä datahuonetta, prosessi voi hidastua ja estää liiketoimen läpikäyntiä sovitussa aikataulussa.
Näin ollen järjestelmänvalvojien tulee varmistaa, että asiakirjat ovat ajan tasalla jotta tarkastavalla yrityksellä on käytössään paikkansapitävät tiedot, hallinnoida lupia (joidenkin osapuolten tarvitsee nähdä asiakirjat vain tietyn aikaa), sekä hallinnoida kommentteja ja K&V-osiota.
Johtopäätökset
Jotkin organisaatiot sivuuttavat virtuaaliset datahuoneet asiakirjojen säilytyspaikkana. Datahuoneet voivat kuitenkin määritellä yrityskauppojen onnistumisen. Huonosti pidetty datahuone hidastaa prosessia ja mahdollisesti aiheuttaa luottamuspulaa arvioivan ja kohdeorganisaation välillä. Jos etsit tehokasta tapaa hallinnoida yrityskauppoja edeltävää tarkistusprosessia, datahuone on erinomainen sijoitus.
Vieraile kotisivullamme tänään ja keskustele asiakkaidemme kanssa saadaksesi tietoa siitä, miten datahuone voi auttaa organisaatiotasi.