Citrix ShareFile datahuone – kokemuksia ja arvostelu

Citrix on jo useita vuosikymmeniä toiminut monipuolinen IT-alan yritys, jonka valikoimaan kuuluu myös virtuaalinen datahuone.

Sen ShareFile on tarkoitettu tiedostojen ja asiakirjojen jakamiseen tietoturvallisessa ympäristössä, mikä helpottaa erityisesti projektityöskentelyä eri yhtiöiden välillä. Etuihin kuuluu mahdollisuus integroida palvelu suoraan SharePointiin, joka sujuvoittaa työskentelyä erillisen ohjelman sijaan.

Citrix ShareFile -palvelun hinnoittelu on läpinäkyvää, ja valittavana on neljä eri vaihtoehtoa. Näistä jokainen toimii tiedostoja jakaessa, mutta lisähinta tuo käyttöön tekoälytyökaluja, nopeampia tapoja ladata asiakirjoja ja enemmän säilytystilaa. Valikoimissa on myös erityisesti kirjanpitäjille luotu data room.

Tutustu alla tarkemmin Citrix ShareFile -datahuoneeseen ja sen ominaisuuksiin.

Mitä Citrix ShareFile tarjoaa?

ShareFile on Citrixin data room, joka toimii asiakirjojen jakamisessa ja projektien hallinnassa. 

Citrixin ShareFile on ehtinyt toimia pitkään, ja se perustettiin jo vuonna 2005. Palvelu sai alkunsa, kun yritysasiakkaat toivoivat salasanoilla suojattua aluetta asiakirjojen jakamiseen. Citrix vastasi tähän tarpeeseen ja kehitti siihen oman ShareFile data room -palvelun.

ShareFile on pilvipohjainen palvelu, joka on tarkoitettu turvalliseen asiakirjojen jakamiseen. Se on erityisesti kahden yrityksen tai yrityksen ja asiakkaan väliseen työskentelyyn tarkoitettu työskentelytila, jonka avulla voidaan jakaa turvallisesti myös isoja asiakirjoja.

Citrix ShareFilen palveluihin kuuluu:

• Työkalut asiakirjojen jakamiseen
• Mahdollisuus integroida suoraan SharePointiin tai OneDriveen
• Pilvipalvelut asiakirjojen jakamiseen
• Datahuone ja erillisten suojattujen tilojen luominen eri ryhmille
• Tekoälytyökalut
• Vesileimat

Ominaisuudet vaihtelevat sen mukaan, mikä tilauksista valitaan. Perustilaus ei vielä täytä HIPAA-standardin vaatimuksia, mutta Premium-tilauksesta lähtien palvelua voi käyttää myös arkaluontoisten terveystietojen jakamiseen.

Citrix data room provider – turvallisuus

Citrix Systems on jo vuonna 1989 perustettu yritys, joka toimii monipuolisesti IT-alalla. Se on toimintavuosiensa aikana ehtinyt kehittää monipuolisesti ohjelmistoja erityisesti yritysten tarpeisiin.

Citrix on toiminut yhteistyössä Microsoftin kanssa jo perustamisestaan lähtien, ja sen ohjelmistot onkin usein mahdollista ladata suoraan omalle työkoneelle. Tämä lisää palvelun sujuvuutta moneen muuhun verrattuna, joita käytetään erikseen selaimen kautta.

Yhtiön palveluvalikoima sisältää ShareFile data room -palvelun lisäksi kymmeniä muita ohjelmistoja. Monet niistä liittyvät asiakirjojen säilyttämiseen tai jakamiseen, ja palvelut onkin tarkoitettu yrityksille yksityishenkilöiden sijaan.

Pitkä toiminta alalla varmistaa myös tuotteiden tietoturvan, ja jokaiseen tilaukseen liittyy edistyneet ominaisuudet turvallisuuden kannalta. Lisäksi Citrix ShareFile datahuone toimii seuraavien standardien mukaan:

• HIPAA – soveltuu Premium-tilauksesta lähtien myös arkaluontoisten asiakirjojen jakamiseen.
• SOC 2 – auditointi takaa tietoturvan.
• SSAE 16 – erityisesti taloudellisten asiakirjojen jakamiseen ja käsittelemiseen.
• TLS-salaus – suojaa myös massana ajetut lataukset.

ShareFile datahuone käytettävyys

Citrix ShareFile datahuonetoimija erottuu kilpailijoista erityisesti siten, että ohjelma on mahdollista integroida suoraan Officeen. Sen jälkeen asiakirjoja voi jakaa suoraan omasta OneDrivesta ShareFilen projekteihin ja datahuoneeseen.

Myös oma kirjanpitoon tarkoitettu tilaus toimii suoraan yleisimpien kirjanpito-ohjelmien kanssa. Asiakirjat saa jaettua ilman välivaiheita suoraan ohjelmasta, mikä helpottaa asiakkaan ja kirjanpito-yrityksen välistä yhteydenpitoa.

Citrix data room palvelut ja hinnoittelu

Citrix ShareFile data room provider hinnoittelu on läpinäkyvää, ja vaihtoehtoina on neljä eri pakettia. Näistä jokainen sopii asiakirjojen jakamiseen, mutta edullisimpaan vaihtoehtoon ei kuulu datahuone tai tallennustila.

Tilausvaihtoehtojen ominaisuudet ja ajantasaiset hinnat löytyvät ShareFilen sivuilta, mutta olemme keränneet niiden tärkeimmät ominaisuudet alle. 

Kuten tilausvaihtoehdoista näkee, Citrix ShareFile tarjoaa sopivan vaihtoehdon jokaisen yrityksen tarpeisiin. Palvelu hinnoitellaan käyttäjien mukaan, ja käyttäjiä tulee olla vähintään kolme.

Premium, Industry Advantage ja Virtual Data Room -palveluita voi kokeilla ilmaisen kokeilujakson kautta. Edullisimpaan Advanced-tilaukseen tätä ei kuitenkaan ole tarjolla. 

Enterprise-ratkaisua etsivälle rakennetaan oma hinnoittelu tarvittavien ominaisuuksien perusteella. Tälle hinnan saa vain ottamalla yhteyttä ShareFilen myyntipalveluun. Hinnoittelua on vaikea verrata kilpailijoihin, koska muut eivät kerro tilausten hintaa avoimesti sivuillaan.

Citrix ShareFile – plussat ja miinukset

Plussat

• Integrointi – pitkä yhteistyö Microsoftin kanssa mahdollistaa suoran integraation Officeen.
• Sujuvuus – integroinnin ansiosta asiakirjojen lataaminen on nopeaa ja sujuvaa.
• Tietoturva – ShareFile datahuone on turvallinen käyttää, HIPAA-standardin vaatimusten täyttämisen ansiosta sopii myös terveystietojen jakamiseen.
• Läpinäkyvä hinnoittelu – eri tilausvaihtoehtojen hinnat ja ominaisuudet esitetty sivuilla.
• Edullisuus – sopii erityisen hyvin myös pienten ja keskisuurten yritysten tarpeisiin.
• Kirjanpito – oma tilaus kirjanpitoa ja verotusta varten.

Miinukset

• Ominaisuudet – edullisin vaihtoehto ei täytä HIPAA-standardin vaatimuksia.

Citrix ShareFile datahuone – kenelle?

Citrix ShareFile data room sopii kaiken kokoisten yritysten tarpeisiin. Eri tilaukset sopivat eri tilanteisiin seuraavasti:

• Advanced – pienille ja keskisuurille yrityksille asiakirjojen helppoon jakamiseen. Mahdollistaa suojattujen sähköpostien lähettämisen.
• Premium – hieman suurempiin tarpeisiin, täyttää myös HIPAA-standardin vaatimukset.
• Industry Advantage – erityisesti kirjanpitäjille luotu vaihtoehto, helpottaa yhteydenpitoa asiakkaiden kanssa.
• Virtual Data Room – analytiikka ja raportointi, reilusti säilytystilaa asiakirjoilla.

ShareFile datahuonetoimija on kerännyt kiitosta käyttäjiltä erityisesti sen sujuvuudesta. Prosessien helpottaminen on jättänyt enemmän aikaa itse työn tekemiseen, mikä lisää tehokkuutta. Citrix on kehittänyt palvelut nimenomaan asiakkaiden tarpeiden mukaan, mikä näkyy käyttäjätyytyväisyytenä.

Citrix datahuone toimija verrattuna muihin

Citrix virtual data room provider – yhteenveto

Citrix ShareFile datahuone erottuu muista erityisesti tilausvaihtoehtojen, avoimen hinnoittelun ja integroinnin osalta.

Citrix on tehnyt jo pitkään yhteystyötä Microsoftin kanssa, jonka Office on suosituin käyttöjärjestelmä yritysmaailmassa. Läheisen yhteistyön ansiosta Citrixin palvelut saa integroitua suoraan Officen palveluihin, mikä tekee asiakirjojen jakamisesta muita palveluita helpompaa.

Oli haussa virtual data room tai pelkkä työkalu asiakirjojen jakamiseen ja säilyttämiseen, Citrixin valikoimista löytyy sopiva vaihtoehto. Pienet ja keskisuuret yritykset löytävät tilausvaihtoehtojen hinnoittelun suoraan Citrixin sivuilta, mutta Enterprise-tason asiakkaiden tulee olla yhteydessä ShareFile data room -myyntipalveluihin.

Citrix datahuone kannattaa valita, koska:

• Integrointi – läheinen yhteistyö Microsoftin kanssa tekee käytettävyydestä muita palveluita paremman.
• Hinnoittelu – eri tilausvaihtoehtojen hinnat on esitetty avoimesti ShareFilen sivuilla.
• Työkalut moneen tarpeeseen – yksinkertaisesta asiakirjojen jakamisesta virtual data room -palveluun.
• Käytettävyys – toimii kaikilla laitteilla ja tarjoaa myös sovelluksen.

Hyödynnä ilmaiset kokeilujaksot ja löydä sopivin vaihtoehto yrityksesi tarpeisiin jo tänään!